『担当者が辞めても困らない』Web運用体制の作り方

「担当者が辞めても困らない」Web運用体制の作り方

多くの中小企業で見られる課題のひとつが「Web担当者依存」です。特定の社員がホームページ更新やSNS運用を一手に担い、その人が退職・異動すると一気に運用が滞る――そんな状況に陥ってしまう企業は少なくありません。

Web運用は企業にとって継続的な資産づくりです。一人に依存するのではなく、組織として仕組み化することが成果を持続させる鍵となります。本記事では「担当者が辞めても困らない」Web運用体制の作り方を徹底解説します。

なぜ担当者依存が危険なのか？

• 業務がブラックボックス化： 担当者しか分からない状態になり、引き継ぎ不能
• 更新停止による信頼低下： 情報が古いまま放置されると顧客からの信頼が損なわれる
• 改善が止まる： アクセス解析やSEO対策が継続されない
• 属人化リスク： 担当者の判断に依存し、企業の方針とズレることもある

つまり「担当者依存型」のWeb運用は、一見うまくいっているようでも実は大きなリスクを抱えています。

困らないWeb運用体制を作る5つのステップ

1. 業務を見える化する

まずは担当者が行っている業務を棚卸しします。「更新作業」「アクセス解析」「SEO施策」「SNS投稿」「問い合わせ対応」など、タスクをリスト化し、誰でも分かる状態にしておきます。

2. マニュアル化する

更新の手順、ツールの使い方、チェック項目をマニュアル化します。動画キャプチャやスクリーンショットを交えれば、専門知識のない人でも理解しやすくなります。

3. 権限・アカウントを共有する

担当者だけがログイン情報を握っている状態は危険です。アカウントは組織で管理し、権限を分けて付与する仕組みを導入しましょう。パスワード管理ツールの活用も有効です。

4. 複数人で分担できる体制をつくる

1人が全てを抱えるのではなく、役割を分担します。例：更新作業はAさん、解析レポートはBさん、最終チェックは上長が担当。最低でも2人以上でカバーできる体制にしましょう。

5. 外部パートナーと連携する

すべてを内製化する必要はありません。専門性が必要なSEOや広告運用などは外部パートナーを活用し、社内は企画や意思決定に集中する方が効率的です。外部の存在はリスク分散にもつながります。

属人化を防ぐ仕組みづくりの具体例

• NotionやGoogleドライブでマニュアル・資料を共有
• Slackで更新タスクをチームに通知する仕組みを導入
• アクセス解析は自動レポート化し、関係者全員に配信
• 更新カレンダーを作成し、担当者が変わっても続けられるようにする

これらの仕組みは一度作ってしまえば、担当者が辞めても業務が止まらず、スムーズに引き継げます。

シュガープラスが提案する伴走型の運用支援

私たちシュガープラスは「Web担当者がいなくても大丈夫」という体制づくりをサポートしています。単なる制作会社ではなく、運用・改善・解析までを伴走することで、企業が安心してWebを活用できる環境を整えます。

特に中小企業では「専任担当者がいない」「知識がなく不安」というケースが多いため、仕組み化と外部伴走の両立が効果的です。担当者が辞めても困らないWeb運用体制は、長期的な成果を生むために不可欠です。

まとめ：担当者依存から脱却し、持続可能なWeb運用を

Web運用を担当者一人に任せる体制は大きなリスクです。業務の見える化・マニュアル化・権限共有・複数人分担・外部パートナー活用の5ステップで、属人化を解消できます。

「担当者が辞めても困らない」体制を整えることは、企業の成長を支える基盤づくりです。仕組みを持った運用こそが、成果を出し続けるWeb戦略の鍵となります。